Raum-Reservierung in Outlook
Die Anleitungen auf dieser Seite zeigen, wie man in Outlook 2016 einen Raum via "Shared mailbox" reserviert.
Das Vorgehen in anderen Outlook-Versionen kann abweichen.
Klicken Sie im Akkordeon-Element unten auf das Betriebssystem, welches Sie verwenden.
Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf den Kalender-Icon in der Ecke links unten.
Der Standard-Kalender, der zuoberst auf der Kalender-Liste erscheint, ist Ihr persönlicher ETH-Kalender, in welchem Sie das neue Meeting eintragen, wodurch dann ein Raum reserviert wird.
Aktivieren Sie die Checkbox neben dem Namen Ihres persönlichen ETH-Kalenders. Wir empfehlen, davor alle anderen Checkboxen zu deaktivieren, um eine bessere Übersicht zu haben.
Ihr Kalender wird nun dargestellt. Bitte beachten Sie: wenn Sie zuvor ein oder mehrere Raum-Kalender hinzugefügt hatten, erscheinen diese unterhalb Ihres persönlichen Kalenders in der Gruppe "Rooms".
In der linken oberen Ecke des Outlook-Fensters finden Sie die Option "New Meeting". Klicken Sie darauf, um ein neues Meeting zu erzeugen, mit welchem Sie dann den Raum reservieren werden.
Im Meeting-Fenster können Sie nun verfügbare Räume suchen. Klicken Sie auf den Button "Rooms" auf der Rechten Seite des Dialogs.
Bitte beachten Sie: Alternativ können Sie den Raum auch direkt in das Feld "To..." eintragen.
Nun können Sie den gewünschten Raum suchen, den Sie reservieren möchten, z.B. der Raum LFV E 11.
Der Name eines Raums ist folgendermassen aufgebaut:
<Gebäude> <Stockwerk> <Raumnummer>
Sobald der Raum in der Liste erscheint, doppelklicken Sie auf den Namen in der Liste, um ihn in das Feld "Rooms" hinzuzufügen. Danach klicken Sie OK.
Nun sind Sie wieder im Meeting Editor. Hier können Sie nun weitere Meeting-Details eingeben (z.B. Datum, Zeit und einen Betreff).
Wenn der "Room finder" Toolbar auf der rechten Seite des Outlook-Fensters noch nicht sichtbar ist, können Sie ihn durch klicken auf den Button "Room Finder" im Menü-Band öffnen. Hier können Sie nun die Verfügbarkeit des Raums einsehen.
Fügen Sie hier auch alle anderen TeilnehmerInnen hinzu and klicken auf "Send".
Der Raum wird automatisch Ihre Anfrage akzeptieren oder zurückweisen. Bei Annahme werden alle TeilnehmerInnen des Meetings automatisch per Mail informiert. Darüberhinaus wird der Termin zu Ihrem persönlichen Kalender sowie dem Raum-Kalender hinzugefügt. Der Raum ist nun reserviert.
Sie als Urheber der Reservation können die Buchung jedereit ändern oder auch löschen. Öffnen Sie dazu einfach den entsprechenden Eintrag in Ihrem persönlichen Kalender. Machen Sie dann die gewünschten Änderungen und versenden das Update. Um die Reservation zu löschen, klicken Sie "Cancel Meeting".
Nachdem Sie Outlook geöffnet haben, klicken Sie auf den Kalender-Icon in der linken unteren Ecke.
Der Standard-Kalender, der zuoberst auf der Kalender-Liste erscheint, ist Ihr persönlicher ETH-Kalender, in welchem Sie das neue Meeting eintragen, wodurch dann ein Raum reserviert wird.
Aktivieren Sie die Checkbox neben dem Namen Ihres persönlichen ETH-Kalenders. Wir empfehlen, davor alle anderen Checkboxen zu deaktivieren, um eine bessere Übersicht zu haben.
Ihr Kalender wird nun dargestellt. Bitte beachten Sie: wenn Sie zuvor ein oder mehrere Raum-Kalender hinzugefügt hatten, erscheinen diese unterhalb Ihres persönlichen Kalenders in der Gruppe "Rooms".
Links oben in Ihrem Outlook-Fenster finden Sie die Option "Meeting" in dem Register "Home". Sie werden nun ein neues Meeting kreieren, mit welchem der Raum dann reserviert wird.
Im Meeting-Fenster können Sie nun verfügbare Räume suchen. Klicken Sie auf den Buch-Icon neben dem Feld "Location", um das Address-Buch zu öffnen.
Bitte beachten Sie: Alternativ können Sie den Raum auch direkt in das Feld "To..." eintragen.
Sie können nun nach dem Raum suchen, den Sie reservieren möchten. Z.B. das LFV E 11.
Der Display-Name der Räume setzt sich folgendermassen zusammen:
<Gebäude> <Stockwerk> <Raumnummer>
Sobald der Raum in der Liste angezeigt wird, doppelklicken Sie auf den Namen in der Liste, wodurch der Raum zum Feld "Location" hinzugefügt wird. In diesem Dialog können Sie auch die Verfügbarkeit des betreffenden Raums prüfen, indem Sie auf den Button "Check availability" rechts unten klicken.
Nun sind Sie wieder im Meeting Editor. Hier können Sie nun weitere Meeting-Details eingeben (z.B. Datum, Zeit und einen Betreff). Fügen Sie hier auch alle anderen TeilnehmerInnen hinzu and klicken auf "Send".
Der Raum wird automatisch Ihre Anfrage akzeptieren oder zurückweisen. Bei Annahme werden alle TeilnehmerInnen des Meetings automatisch per Mail informiert. Darüberhinaus wird der Termin zu Ihrem persönlichen Kalender sowie dem Raum-Kalender hinzugefügt. Der Raum ist nun reserviert.
Sie als Urheber der Reservation können die Buchung jedereit ändern oder auch löschen. Öffnen Sie dazu einfach den entsprechenden Eintrag in Ihrem persönlichen Kalender. Machen Sie dann die gewünschten Änderungen und versenden das Update. Um die Reservation zu löschen, klicken Sie "Cancel Meeting".